Las organizaciones están haciendo "reingeniería" en ellas mismas en un intento por ser más efectivas. Están poniendo énfasis en lograr una escala más pequeña, menos jerárquica, menos niveles y unidades de trabajo más descentralizadas.
A medida que avanza la reorganización, los gerentes quieren empleados que operen de forma más independiente y flexible para satisfacer la demanda de los clientes. Con este fin requieren que quienes tomen las decisiones sean las personas que están más cerca de la información y que se relacionen de manera directa con el producto o servicio entregado. El objetivo es desarrollar puestos y unidades básicas de trabajo que sean tan adaptables como para prosperar en un mundo que está cambiando con rapidez.
Un puesto consta de un grupo de actividades y deberes relacionados. lo ideal sería que los deberes de un puesto constaran de unidades naturales de trabajo que fueran similares y relacionadas. Dichas actividades deben ser claras y distintas de las de otros puestos para minimizar los malentendidos y las posibilidades de conflicto entre los empleados, así como para posibilitar que los empleados sepan lo que se espera de ellos. Para algunos puestos pueden requerirse varios empleados, cada uno de los cuales ocupará una posición diferente. Una posición consta de los diferentes deberes y responsabilidades realizados por un sólo empleado.
Reclutamiento
Antes de poder encontrar empleados capaces para una organización, los reclutadores tienen que conocer las especificaciones de los puestos para las posiciones que deben ocupar. Una especificación del puesto es una declaración de los conocimientos, las habilidades y capacidades que requiere reunir la persona que va a desempeñar el puesto.
Selección
Además de las especificaciones, los gerentes y supervisores utilizan las descripciones del puesto para seleccionar a los empleados y orientarlos a los puestos. Una descripción del puesto es una declaración de las tareas, los deberes y las responsabilidades del mismo.
Antes, como base para la selección se utilizaban las especificaciones y con frecuencia estas tenían poca relación con los deberes a desempeñar según la descripción del puesto. Abundaban los ejemplos de especificaciones no relacionadas con el puesto. A los solicitantes para un puesto de obreros se les pedía tener certificado de preparatoria. A los bomberos se les pedía por lo menos seis pies de altura, y a los solicitantes para los puestos manuales como plomeros, electricistas y maquinistas, se les pedía que fueran hombres. Esta clase de especificaciones discriminaba a los miembros de las clases protegidas, muchos de los cuales estaban excluidos de estos puestos.
Capacitación y desarrollo
Cualquier discrepancia entre los conocimientos, las habilidades y capacidades (con frecuencia denominados como KSA, por sus siglas en inglés) que muestre un empleado en relación con los requisitos contenidos en la descripción y en la especificación de ese puesto proporcionan pistas de las necesidades de capacitación. También, el desarrollo de carrera profesional, como parte de la función de capacitación, se relaciona con preparar a los empleados para un avance hacia los puestos donde sus capacidades puedan emplearse al máximo. Los requisitos de calificación formal asignados a los puestos de alto nivel indican cuánta más capacitación y desarrollo necesitan los empelados para avanzar hacia esos puestos.
Evaluación del desempeño
Los requisitos contenidos en la descripción del puesto proporcionan los criterios para evaluar el desempeño de quien lo ocupa. Sin embargo, los resultados de la evaluación del desempeño pueden revelar que ciertos requisitos establecidos para un puesto no son del todo válidos. Estos criterios deben ser específicos y relacionados con el puesto.
Análisis de puestos
El análisis de puestos es el proceso para obtener información acerca de los puestos mediante la determinación de los deberes, las tareas o las actividades de los mismos. El procedimiento implica investigar de manera sistemática los puestos mediante el seguimiento de una serie de pasos predeterminados, especificados antes del estudio.
Los gerentes de recursos humanos utilizan esta información para desarrollar las descripciones y las especificaciones del puesto. estos documentos, a su vez, se utilizan para desempeñar y reforzar las diferentes funciones de recursos humanos, como el desarrollo de los criterios para la evaluación del desempeño o el contenido de los tipos de capacitación.
En contraste con el diseño de puestos, el cual refleja las opiniones subjetivas acerca de los requisitos ideales de un puesto, el análisis de puestos se ocupa de la información objetiva y comprobable acerca de los requisitos reales de un puesto.
Análisis de puestos y funciones esenciales del puesto
Debería destacarse que un objetivo principal del análisis de puestos moderno es ayudar a la organización a establecer hasta qué punto sus requisitos de selección y desempeño se relacionan con el puesto.
A continuación un esquema del proceso de análisis de puestos:
Recopilación de la información del puesto
La información del puesto puede obtenerse de diversas maneras. Los métodos más comunes para analizar los puestos son las entrevistas, los cuestionarios, la observación y los diarios.
- Entrevistas. El analista de puestos puede solicitar a los empleados y gerentes, por separado, información sobre el puesto que se revisa.
- Cuestionarios. El analista de puestos puede hacer circular cuestionarios preparados con cuidado para que sean contestados de manera individual por quien ocupa el puesto y por los gerentes. Estos formatos se utilizarán para obtener información de los deberes y tareas desempeñadas en el puesto, el propósito del mismo, la convivencia física, los requisitos para desempeñarlo (habilidad, educación, experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y los materiales que se utilizan para desempeñarlos y las cuestiones especiales de salud y seguridad.
- Observación. El analista de puestos puede aprender sobre los puestos al observar y anotar en un formato estandarizado las actividades de quien lo ocupan. Algunas organizaciones utilizan la estrategia de grabar los puestos en video para estudiarlos después.
- Diarios. Se pueden solicitar a quienes ocupan los puestos que mantengan un diario de sus actividades durante el ciclo de trabajo completo. Las anotaciones en los diarios por lo común se hacen en tiempos específicos del horario de trabajo (cada media u hora completa) y se llevan durante un periodo de dos a cuatro semanas.
